当会计需要支付货款并撰写收据时，应遵循以下步骤和格式：

标题

标题应居中并明确写上“收据”或“收条”字样。

正文

正文应详细说明收到货款的具体信息，包括：

交款单位全称。

交款的具体原因，例如“收到货款”。

数量、单价和总金额。

收款方式，如现金、支票、电汇等。

落款

落款应包括收款人（或付款人）的姓名或单位名称。

署名应写在正文右下角，个人姓名或单位名称后应注明职务或身份，如“会计”。

如果适用，还应加盖财务章或公章。

金额栏

金额栏应填写人民币金额，大写金额应遵循规范书写，例如在金额前画圆圈并补全零。

小写金额应紧贴人民币符号，小数点后写全两位数，使用千位分隔符。

其他要素

如果有必要，可以在收据上注明收款日期。

对于大额交易或重要文件，建议加盖公章以增加正式性和法律效力。

示例：

```

收据

今收到XX公司交来的货款，金额为人民币壹万元整（￥10,000.00），系购买原材料款项。

会计：XXX

日期：XXXX年XX月XX日

（加盖财务章）

```

通过以上步骤和格式，可以确保收据的完整性和准确性，避免日后产生纠纷。